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Ordnung für Besuche der Landessynode
beim Evangelischen Oberkirchenrat

Vom 21. Mai 2014

(GVBl. S. 226)

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I. Grundverständnis und Ziele der Besuche

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§ 1
Grundverständnis der Besuche

( 1 ) 1 Die einzelnen Referate des Evangelischen Oberkirchenrates werden einmal in einer Amtsperiode der Landessynode von einer synodalen Kommission besucht (Artikel 72 Grundordnung). 2 Die Besuche sind Ausdruck der gemeinsamen Verantwortung für die Erfüllung des Auftrages der Kirche, an der alle kirchlichen Organe mitwirken.
( 2 ) 1 Das Grundverständnis für die Besuche der Landessynode beim Evangelischen Oberkirchenrat ergibt sich insbesondere aus Artikel 7 der Grundordnung, der die landeskirchlichen Organe verpflichtet, geistlich und rechtlich in unaufgebbarer Einheit bei der Leitung der Kirche zusammenzuwirken. 2 Der Besuchsdienst der Landessynode dient dazu, dieses Ziel zu fördern.
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§ 2
Aufgaben und Ziele der Besuche

1 Die Besuche sollen dazu helfen, in Zusammenarbeit von Landessynode und Evangelischem Oberkirchenrat für die Arbeit des besuchten Referates
  1. eine Bestandsaufnahme vorzunehmen,
  2. die Ziele der Arbeit zu überdenken und die Erfüllung der im Haushaltsbuch genannten Leistungen zu überprüfen,
  3. die praktische Arbeit an diesen Zielen zu messen,
  4. die Planungen an diesen Zielen auszurichten und
  5. aktuelle Problemstellungen aufzugreifen.
2 Dabei sollen sich die Besuchenden und das besuchte Referat des Auftrags des Evangelischen Oberkirchenrats vergewissern und diesen stärken. 3 Er beinhaltet sowohl den Aspekt der Dienstleistung für Kirchenbezirke und Gemeinden wie auch den der Aufsichts-führung.
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II. Durchführung der Besuche

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§ 3
Zeitplan für die Besuche

Die Besuche erfolgen nach einem Zeitplan, den der Landeskirchenrat für eine Besuchsperiode festlegt.
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§ 4
Zusammensetzung der Kommission für einen Besuch

1 Für den Besuch bei einem Referat des Evangelischen Oberkirchenrates bildet der Landeskirchenrat in synodaler Besetzung eine Kommission. 2 Die Präsidentin bzw. der Präsident der Landessynode oder ein von ihr bzw. ihm beauftragtes Mitglied der Landessynode leitet die Kommission. 3 Daneben gehört je ein Mitglied aus jedem der ständigen Ausschüsse der Landessynode der Kommission an. 4 Bei Bedarf kann die Kommission bis zu zwei weitere Mitglieder der Landessynode hinzuziehen.
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§ 5
Bestandteile eines Besuches

( 1 ) Zu einem Besuch gehören insbesondere folgende Bestandteile:
  1. Planung des Besuches durch Vertreterinnen und Vertreter der Referatsleitung und der Kommission (§ 6);
  2. Erstellung einer vorlaufenden Berichterstattung durch den Evangelischen Oberkirchenrat (§ 7);
  3. Erstellung eines Diskussionspapiers durch die Kommission (§ 8);
  4. Andacht (§ 9);
  5. Gespräche mit den Mitarbeitenden (§ 10 Abs.5);
  6. Versammlung aller Mitarbeitenden des Referates bei Bedarf (§ 10);
  7. Gespräch mit der regelmäßig tagenden Leitungsrunde des Referates (§ 11);
  8. Abschlussgespräch mit der Referatsleitung (Referent/in und Stellvertretung);
  9. Berichterstattung an die Landessynode (§ 12).
( 2 ) Beim Besuch des Referates, dessen Referentin bzw. Referent die Geschäftsleitung des Evangelischen Oberkirchenrats übernommen hat, findet darüber hinaus ein Gespräch zwischen der Kommission, dem geschäftsleitenden Mitglied des Kollegiums und der bzw. dem Vorsitzenden der Mitarbeitendenvertretung (MAV) statt.
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§ 6
Planung des Besuches

( 1 ) Der Besuch wird durch ein Planungsgespräch zwischen Vertreterinnen und Vertretern der Referatsleitung und der Kommission vorbereitet.
( 2 ) In diesem Gespräch geht es besonders um
  1. die Festlegung des Zeitrahmens und des Verlaufs des Besuches (§ 5, § 10 Abs. 5);
  2. die Form der vorlaufenden Berichterstattung (§ 7).
( 3 ) Die Mitarbeitenden des Referats sind nach diesem Planungsgespräch in geeigneter Form über den anstehenden Besuch zu informieren.
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§ 7
Vorlaufende Berichterstattung

( 1 ) Für die Erarbeitung der vorlaufenden Berichterstattung durch den Evangelischen Oberkirchenrat nach den entsprechenden Vorgaben ist in der Regel ein Zeitraum von drei Monaten bis zur Übersendung an die Präsidentin bzw. den Präsidenten der Landes-synode vorzusehen.
( 2 ) Die vorlaufende Berichterstattung umfasst:
  1. die schriftlichen Unterlagen des letzten Besuches im Referat,
  2. das Haushaltsbuch,
  3. den Geschäftsverteilungsplan bzgl. des zu besuchenden Referates sowie eine Auflistung der aktuellen Haushaltsdaten,
  4. eine knappe Darstellung aktueller Problemstel-lungen im Blick auf anstehende Aufgaben sowie im Haushaltsbuch vorgesehenen Ziele,
  5. Beteiligung des Referats an der Umsetzung von Zielen im Kirchenkompassprozess.
( 3 ) Das zu besuchende Referat legt dem Kollegium des Evangelischen Oberkirchenrates rechtzeitig die vorlaufende Berichterstattung zur Beratung vor.
( 4 ) Alle Mitarbeitenden des Referates erhalten in geeigneter Weise die Möglichkeit der Einsichtnahme in die vorlaufende Berichterstattung.
( 5 ) Die vorlaufende Berichterstattung soll spätestens sechs Wochen vor dem Termin des Besuches den Mitgliedern der Kommission vorliegen.
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§ 8
Erstellung eines Diskussionspapiers

Die Kommission erstellt auf Grund der vorlaufenden Berichterstattung ein Diskussionspapier für das Gespräch mit der regelmäßig tagenden Leitungsrunde des Referates.
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§ 9
Andacht

( 1 ) Der Besuch beginnt mit einer Andacht.
( 2 ) 1 Die Andacht wird nach der üblichen Ordnung gefeiert. 2 Sie wird von Mitarbeitenden des Referates gestaltet. 3 Die bzw. der Vorsitzende der Kommission richtet ein Wort an die Mitarbeitenden des Evangelischen Oberkirchenrats.
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§ 10
Versammlung aller Mitarbeitenden des Referates

( 1 ) Für die Mitglieder der Kommission besteht die Möglichkeit, zusammen mit der Referatsleitung Mitarbeitende des Referates an deren Arbeitsplatz zu besuchen und sich über die Arbeitsabläufe zu informieren.
( 2 ) 1 Bei Bedarf wird eine Versammlung aller Mitarbeitenden des Referates durchgeführt. 2 Sie wird von der Vorsitzenden bzw. dem Vorsitzenden der Kommission geleitet. 3 In der Versammlung werden die Hauptpunkte des Diskussionspapiers der Kommission vorgestellt und besprochen.
( 3 ) Darüber hinaus kann auch über die Arbeitsplatzsituation der Mitarbeitenden gesprochen werden.
( 4 ) Die wichtigsten Ergebnisse werden in einem Protokoll durch die Kommission festgehalten.
( 5 ) Mitglieder der Kommission können darüber hinaus mit Mitarbeitenden des Referates Einzel- oder Gruppengespräche führen. Über diese Gespräche werden keine Protokolle angefertigt.
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§ 11
Gespräch mit der regelmäßig tagenden Leitungsrunde des Referates

1 Die aus der vorlaufenden Berichterstattung gewonnenen Erkenntnisse und Eindrücke während des Besuches werden zwischen der Kommission und der regelmäßig tagenden Leitungsrunde des Referates in einem Gespräch erörtert. 2 Dabei werden aufgrund des Diskussionspapiers der Kommission die im Haushaltsbuch genannten Ziele überprüft.
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§ 12
Berichterstattung an die Landessynode

( 1 ) 1 Die Kommission erstattet der Landessynode einen schriftlichen Bericht über den Besuch. 2 Der Evangelische Oberkirchenrat kann dazu eine Stellungnahme abgeben. 3 Über die weitere Behandlung des Berichtes entscheidet der Ältestenrat der Landessynode. 4 Im Einzelfall kann eine Verständigung über nicht öffentliche Berichte erfolgen.
( 2 ) Die Mitarbeitenden des besuchten Referates erhalten in geeigneter Weise Zugang zu dem Bericht.
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III. Inkrafttreten

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§ 13
Inkrafttreten

Diese Ordnung tritt am 01. Juli 2014 in Kraft. Gleichzeitig wird die Ordnung für Besuche der Landessynode beim Evangelischen Oberkirchenrat vom 13. November 2002 (GVBl 2003, S. 49), zuletzt geändert am 24. Juli 2013 (GVBL S. 253) außer Kraft gesetzt.