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Richtlinien
für die Gemeindeglieder-Karteien

Bekanntmachung vom 23. Juli 1963

(GVBl. S. 52)

Für die Führung von Gemeindeglieder-Karteien hat die Kirchenkanzlei der Evangelischen Kirche in Deutschland Richtlinien herausgegeben und gebeten, diese den erforderlichen landeskirchlichen Regelungen zugrunde zu legen. Dementsprechend geben wir für die Führung von Gemeindeglieder-Karteien in unsere Landeskirche folgende
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Richtlinien

  1. 1 Die Gemeindeglieder-Kartei ermöglicht eine vollständige Übersicht über die Glieder der Gemeinde. 2 Sie dient dem pfarramtlichen Dienst und der kirchlichen Verwaltung. 3 Jede Kirchengemeinde soll eine Gemeindeglieder-Kartei führen. 4 Dabei sollen die von der Kirchenkanzlei der EKD empfohlenen (weißen und blauen) Karteikarten verwendet werden, die beim Evang. Presseverband unserer Landeskirche bezogen werden können.
  2. Kirchengemeinden mit nur einem Pfarramt (einfache Kirchengemeinden – § 26 Abs. 2 GO) führen die Kartei für sämtliche Gemeindeglieder unter Verwendung von weißen Karteikarten.
  3. In geteilten Kirchengemeinden (Kirchengemeinden mit mehreren Pfarrämtern) kann die Karteiführung nach den Absätzen a oder b geordnet werden:
    1. 1 Die Karteiführung kann auf die Pfarramtsbezirke aufgeteilt werden, wenn die Voraussetzungen für die ordnungsmäßige Bearbeitung der dezentralisierten Kartei gegeben sind. 2 In diesen Fällen verwenden die Pfarrämter ebenfalls die weißen Karteikarten.
    2. 1 Es wird eine zentrale Karte (mit weißen Karteikarten) geführt; daneben wird auch eine nach Bezirken gegliederte Kartei bei den Pfarrämtern (mit blauen Karteikarten) geführt. 2 Eine Abstimmung zwischen beiden Karteien ist in Abständen von 2 bis 3 Jahren notwendig, wenn nicht andere Maßnahmen eine richtige und übereinstimmende Karteiführung gewährleisten.
  4. 1 Die Gemeindeglieder-Kartei enthält für jedes Gemeindeglied eine Karteikarte, jedoch für Ehepaare und unverheiratete Kinder, die im gemeinsamen Haushalt leben, eine gemeinsame Karteikarte. 2 Die Familienkarten sollen einen Hinweis auf weitere Personen, die im Haushalt leben, erhalten.
  5. 1 Das empfohlene Muster der Karteikarte enthält alle Eintragungen, die für eine ordnungsgemäße Führung der Gemeindeglieder-Kartei als Grundlage für die Seelsorge und für die Verwaltung notwendig sind. 2 Sie hat Raum für Zusätze (z.B. Eintragung des Pfarrbezirks); auch die Rückseite der Karte kann für zusätzliche Vermerke verwendet werden.
  6. 1 Die Kartei erfüllt nur dann ihren Zweck, wenn sie auf dem laufenden gehalten wird. 2 Sie ist deshalb laufend nach den Mitteilungen der Meldebehörden und der kirchlichen Personenstandsunterlagen, erforderlichenfalls unter Einsichtnahme in das Melderregister der bürgerlichen Gemeinde, zu ergänzen. 3 Die Kirchengemeinderäte wollen dafür Sorge tragen, dass die laufende Führung gewährleistet ist.
  7. 1 Die Gemeindeglieder-Kartei ist gegen Verlust, Beschädigung und Einsichtnahme Unbefugter zu sichern. 2 Sie darf nur für kirchliche Zwecke verwendet werden.
  8. 1 Bei dem Wohnungswechsel eines Gemeindeglieds meldet die Fortzugsgemeinde den ihr bekannt gewordenen Fortzug des Gemeindegliedes der Zuzugsgemeinde durch Übersendung der weißen Karteikarte (oder, wenn die Fortzugsgemeinde die bisher geführte Karte behalten will, einer Abschrift der weißen Karteikarte). 2 Dies gilt auch für den Fortzug in eine Gemeinde außerhalb des Bereichs unserer Landeskirche.
  9. 1 Es ist anzustreben, in jeder Kirchengemeinde bis zum 31.12.1964 eine Gemeindeglieder-Kartei nach diesen Richtlinien einzurichten. 2 Bereits bestehende Karteien können auch in der Weise fortgeführt werden, dass für Neuzugänge ausschließlich die hier empfohlenen Muster der Karteikarten verwendet werden, so dass im Laufe der Zeit bestehende Gemeindeglieder-Karteien auf das neue Kartenmuster umgestellt werden.